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关于企业合同谈判及执行情况的对策思考
文/周春燕    图/  责任编辑/ 赵光伏    2016年06月16日   [ ]

  

合同对于每个正规的企业来说是都是必须涉及到的。因此,谈合同作为每个单位来说,都是一项非常之正常的经济交往活动。每一项合同的谈判,都应该做好谈判的准备工作;每一项合同的执行,都应该做好跟踪监督到位。

俗话说:“凡事预则立”。谈判的准备阶段应该说是万万不能忽视的,因为我们都知道“成功是留给有准备的人”。其实,谈判能否取得较为满意的效果,往往取决于准备谋划工作是否充分、谈判合同时把控是否到位、谈判合同时谈判人是否站在企业的立场。而在我们的谈判工作时又是如何呢?对此,笔者对松藻公司内部合同谈判及相关执行情况进行了调研。

一、存在的问题

一是谈判前准备不充分。谈判前,因部门沟通不畅,个别谈判部门不了解谈什么合同,更不了解本单位对该合同的需要性,导致谈判把握不到力度。

二是谈判前目标未确定。谈判前未确定通过谈判,对该合同降到个什么点上,为企业少支出多少;或是增到个什么值上,为企业增收多少。

三是谈判前了解不够多。谈判前主办方或相关部门对要谈的合同项目不了解,也未掌握市场行情变化,导致谈合同时不知其价高价低,谈合同时心中无数,没有底气。如某矿一次外租协议,机运科相关人员不了解所外租设备的价格,也不知需收管理费,直接给需租方一个大概价,当纪委、财务等人员到场谈协议时,要求机动科对该设备价格进行查询清楚后,必须需要加上20%的管理费,再谈价和其它相关要求,有效防止了企业利益受损。

三是谈判时交流欠妥当。个别人在谈判双方都在场的时候,在无经意之间就将本单位急需要要该物资或本单位目前存在的弱点等相关情况反映给对方,导致谈判时金额居高不下。

四是谈判时站场有空档。个别人总考虑对方的利益问题,担心对方挣不到钱,导致内部起争议,仅个别人坚持“购买金额要少XX”,对方由此坚持金额不降。

五是谈判时胆子够不大。个别人不好意思对对方所提出的合同金额或是要求说“不”,时而表现出矿内急需“任由你做主”或“钱是矿上的不是自己的”,降不降无所谓等不良表现。

六是谈判时认识不够准。有个别人认为这个项目是领导定的要买或卖,不能把对方的价谈低了而导致对方谈合同的人走了,不好向领导交待;或有的主办单位则认为领导要求该工作完成的时间紧,因此谈价时基本不谈。

七是合同执行时缺跟踪。由于对合同执行缺少跟踪监督、监控,在我们调研中发现,个别合同执行时与合同约定条款执行不一致。如有的合同规定要交保证金、有的合同约定要交预付款,但个别存在未缴纳保证金或预付款等情况。

二、对策及建议

(一)谈判人员要做到“三个加强”

一是加强相关人员的廉洁教育。必须加强涉及劳工、财物、合同、工程、材料员等相关人员的廉洁教育,让他们切实做到廉洁从业,自抵制和拒绝对方给予的任何好处,包括吃请等。要制定相关考核办法,如发生有主办人员有不廉洁行为要严肃进行查处,要有坚决对不廉洁行为人员调离原岗位或作降职等处理的决心和态度,让全员意识到“不廉洁从业的高成本风险”,从而促使其形成不敢不廉洁、不能不廉洁、不愿不廉洁的意识。最终实现相关人员在合同谈判中,无私心杂念,始终站在企业的立场为企业办事、办好事。

二是加强相关人员的专业培训。笔者认为无论是供应科的计划员,还是纪委的纪检人员,以及企管科的企管员等管工程、合同、物资等相关人员和负责人都应接受如合同管理等相关专业的知识培训,让相关人员懂合同,知晓在合同谈判及合同操作等相关知识,从而促使相关人员谈合同时有底气。

三是加强相关人员的爱岗教育。要定期举办爱岗敬业意识教育,要让全员树立“企业兴,家庭荣”“松藻好,松藻人才能更好”的主人翁意识,从而促使全员全心全意、尽心尽力、齐心协力为企业做事、做好事。

(二)谈判前要做到“三个明了”

一是要明了谈判的项目。谈任何合同之前,本单位主办方要主动给企管、纪委沟通,让大家明了本次合同的谈判项目是什么,要给本单位谈判相关人员说明该项目的用途、目前该项目的总体情况等,以便让企管、纪委了解本单位的实际情况,让参加谈判的人员对该项目做到心中有数。

二是要明了谈判的目标。在谈判准备阶段,要考虑为什么要进行谈判?要实现个什么样的目标? 也就是说,企业参与谈判相关人员在准备阶段要确定目标——希望通过谈判单方达到什么样的理想目标,由三方共同对该合同的利益点进行分析,从而在正式谈判的讨价还价中,并力争花用少的钱,办好一项合同,最终实现企业利益最大化。

三是要明了合同的行情。无论是买卖合同还是技术合同,提前一周或提前两天给企管、纪委沟通汇报,企管、纪委等可通过网络、电话等了解该合同的中需要物的市场行情,大概价位等,防止谈合同时不了解行情被对方人员迷惑,不敢大胆谈判,从而变“被动”为主动。

(三)谈判时要做到“四个注意”

一是谈判时要注意沟通语言。谈任何合同时,严禁任何人员将需要购买此产品或物资极为紧张等弱点或相关情况,反映给对方;谈判时,可让对方先说出自己的要求,做到参与谈判人员心中有数,不要轻易暴露出我方谈判人员的观点,抓住对方提出的关键问题进行谈判交涉,争取对方让步。确实觉得有问题或可以考虑让步之处,不能当场吐露,必须采取回避的方式,我方谈判人员先私下沟通达成一致后,再与对方进行谈判。

二是谈判时要注意让步速度。谈合同时,对对方提出的一些要求做让步时,不能让步太快,从而轻易让对方获得,以导致其它的要求,我们无法把控,无法从对方那儿获得更多的利益。个人觉得对本单位没有任何损失的让步,我们也可以采取如“这个我们先考虑一下”或“这件事我们要先给领导汇报一下”等类似的让步,让对方觉得我们的让步已经达到最底线。

三是谈判时要注意把握心态。在正式谈判时,要把握住自己的心态,不能暴露出“非买不可”“仅此一家”等不良心态,要让对方认定我方必须要他家买,只有他一家卖的认为。要随时有货比三方,价低质优者胜的心态,特别是在目前的市场形势下,不仅是煤炭行业不景气,其它行业也不太好做的情况下,也要表明我们的态度,价格合理能达到我们的预期,那么,合同方能达成;否则,可不买。如某单位当时需要购买LED灯,因该方谈判人员坚持要求其价格下调30%,但对方不肯,认为其利太薄,第一次谈价未达到协议。但后来LED供货方,找到纪委和企管工作人员的电话多次电话,希望继续合同,最后该单位决定不再购其LED。

四是谈判时要注意取于说“不”。在正式谈判时,双方各自代表本单位的利益,必须始终保持双方有利的谈判观念。谈判时,感觉对方的要求有过之处,我方参与谈判人员就应该勇敢地对其说“不”,并说出我方的观点和理由,以让对方相信所说“不”是认真。其次是,我方参与谈判人员若在谈判过程中,突然对自己的让步有些后悔,要示意同自己一起谈判的相关人员,让他来制止自己的失误,不要觉得不好意思,要坚持“一切谈判在没有签字确认之前,都可以重新再来”的理念,大胆地对对方说“不行、不可以”。

(四)执行时要做到“两个建立”

一是要建立合同台帐。要建立合同台帐,其台帐内容不仅要有合同方单位名称、合同项目等基本情况,更重要的是必须有合同是否缴纳保证金及金额、合同是否缴纳预付款及金额,以及合同约定的其它的重要条款,以供在翻阅台帐时能方便提醒企管或纪委查看合同执行情况,避免合同办完后就让合同进柜无人理、无人管的不良现象发生。

三是要建立跟踪监督制。要建立起合同执行的跟监督机制,合同主办方、管合同的主管部门、财务、纪委等相关部门要通力合作,做到定期或不定期对合同执行情况进行监督检查,以便及时反现问题,及时采取措施,及时解决问题,防止合同约定条款流于形式,防止不廉洁行为发生。

 
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